W zglobalizowanej gospodarce efektywny i sprawnie działający łańcuch dostaw odgrywa fundamentalną rolę w działalności każdej firmy. Sercem tego typu operacji jest spedycja, czyli działania gwarantujące płynny transport towarów. Warto wiedzieć, czym odznacza się ten ważny sektor branży TSL oraz jakie korzyści płyną ze współpracy z doświadczonym spedytorem.
Co to jest spedycja – definicja
Spedycja jest kluczowym elementem procesu zarządzania łańcuchami dostaw. Koncentruje się na efektywnym i bezpiecznym przemieszczaniu towarów od punktu ich powstania do miejsca przeznaczenia.
Najprościej rzecz ujmując, spedycja to działalność polegająca na organizowaniu przewozu ładunków. To jednak o wiele więcej niż tylko załatwienie transportu drogowego czy lotniczego z punktu A do punktu B. Istotą spedycji jest kompleksowe planowanie, koordynacja oraz monitorowanie procesu transportowego w sposób optymalny i zgodny z indywidualnymi potrzebami klientów.
Czynności związane z organizacją przewozu ładunków w ramach spedycji obejmują nie tylko zapewnienie fizycznego transportu dóbr, ale i organizację dokumentacji transportowej, organizację załadunków i rozładunków oraz składowania towarów, obsługę kwestii związanych z ubezpieczeniami i procedurami celnymi czy negocjacje z dostawcami i innymi podmiotami zaangażowanymi w realizację operacji logistycznej. Spedycja pozwala firmom zwiększyć efektywność oraz konkurencyjność na rynku, skrócić czas dostaw i obniżyć koszty operacyjne.
Spedycję zdefiniowano w polskim prawie. Odnosi się do niej szereg przepisów Kodeksu Cywilnego, w którym spisano normy obowiązujące w przypadku zawierania umów spedycji. Można z nich wywnioskować odpowiedź na pytanie: czym jest spedycja? Zgodnie z pierwszym paragrafem artykułu 794 KC, "przez umowę spedycji spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do wysyłania lub odbioru przesyłki albo do dokonania innych usług związanych z jej przewozem." Jest to zatem odpłatna usługa, w ramach której jej wykonawca, czyli spedytor, podejmuje szereg czynności związanych z organizacją przewozu towarów. Spedycję można organizować zarówno we własnym imieniu, jak i w imieniu zleceniodawcy.
Czym zajmuje się spedytor? Firma spedycyjna a firma transportowa
Spedycją zajmuje się spedytor, czyli specjalista od organizacji i koordynowania przewozu towarów. To on zarządza całym procesem logistycznym i wykonuje szereg czynności spedycyjnych – na przykład nadaje i odbiera przesyłki, przygotowuje ładunki do przewozu, dba o zgodność transportu z przepisami, zajmuje się gromadzeniem dokumentacji transportowej i pilnuje formalności. On znajduje rozwiązania problemów i przewiduje potencjalne trudności, gwarantując swoimi działaniami płynność i niezawodność dostaw.
Spedytorem może być nazywana osoba fizyczna, czyli konkretny pracownik, jak również firma spedycyjna. Zgodnie z Kodeksem Cywilnym, spedytor ma pewne obowiązki i jest odpowiedzialny za pewne kwestie związane organizacją transportu. Obejmuje to nie tylko wysyłkę i odbiór towarów, ale i inne czynności związane z przewozem, jak choćby monitorowanie etapów transportu czy dbanie o terminowe dostarczenie przesyłki. Spedytorzy muszą znać specyfikę różnych rodzajów transportu oraz przepisy i regulacje dotyczące krajowego i międzynarodowego handlu oraz przewozu ładunków.
Co do zasady spedytor nie odpowiada za samą realizację zadania przewozu dóbr. Tym zajmuje się firma transportowa. Firma spedycyjna oferuje bardziej kompleksowe usługi. Jest swego rodzaju pośrednikiem pomiędzy klientem a podmiotami, dzięki którym transport może dojść do skutku. Chodzi tu o takich uczestników rynku TSL (transport – spedycja – logistyka) jak przewoźnicy, agencje celne czy firmy oferujące usługi magazynowania towarów.
Firma spedycyjna też może jednak oferować czynności przemieszczania mienia, łącząc usługi transportowe z usługami spedycyjnymi. Jeśli przedsiębiorstwo dysponuje własną flotą transportową, może zaoferować klientowi realizację zlecenia we własnym zakresie w ramach osobnej umowy na przewóz towarów. Zleceniodawca może skorzystać z takiej oferty, ale może też wybrać innego przewoźnika. W obu wypadkach spedytor ma obowiązek zorganizować i nadzorować transport przesyłki do celu.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, kim jest spedytor? Sprawdź nasz wpis na blogu: Zawód: spedytor – kto to jest i czym się zajmuje?
Zlecenie spedycyjne – co to jest?
Spedycję wykonuje się w ramach umowy na tak zwane zlecenie spedycyjne. Dokument ten stanowi fundament współpracy między spedytorem a klientem. Daje spedytorowi podstawę prawno-organizacyjną do przeprowadzenia operacji logistycznej. Precyzyjnie określa oczekiwania klienta, zobowiązania spedytora oraz warunki umowy. Zawiera najważniejsze informacje dotyczące realizacji transportu, na przykład rodzaj towaru, jego ilość, termin dostawy, dane stron umowy, informacje finansowe czy szczegółowe warunki przewozu.
Dla spedytora zlecenia spedycyjne stanowią wytyczne do efektywnej organizacji procesu transportowego. To na ich podstawie spedytor podejmuje konkretne działania, takie jak dobór optymalnej trasy, wybór odpowiedniego środka transportu czy też koordynacja działań z innymi podmiotami zaangażowanymi w proces dostawy. Dokładne sprecyzowanie oraz uwzględnienie wszelkich istotnych szczegółów gwarantuje przejrzystość i skuteczność współpracy między spedytorem a klientem, zapewniając bezpieczeństwo i prawidłowy przebieg procesu transportowego.
Ogólne zasady sporządzania umowy spedycyjnej zawarto w Kodeksie Cywilnym. Tej tematyce poświęcono artykuły od 794 do 804. W swej formie umowa spedycyjna przypomina umowę zlecenia. Nie jest to też jedyny dokument, który powstaje podczas realizacji usług spedycyjnych. Wskazać tu również można dowody dostawy, instrukcje wysyłkowe czy specyfikacje towarowe. Zakres dokumentów wymaganych przy organizacji przewozów za każdym razem jest inny i zależy od specyfiki zlecenia i charakteru transportowanego towaru.
Usługi spedycyjne – zakres działania firm spedycyjnych
Zakres działania firm spedycyjnych może być bardzo szeroki i jest zdecydowanie bardziej rozległy niż w przypadku firm transportowych. Odpowiadając na zapotrzebowanie klientów, spedytorzy oferują kompleksowe usługi, obejmujące coraz bardziej wyrafinowane i specjalistyczne czynności przemieszczania ładunków.
Niektóre przedsiębiorstwa spedycyjne skupiają się na wybranym aspekcie procesu logistycznego, organizując na przykład tylko transport drogowy czy spedycję lotniczą. Inne firmy oprócz spedycji, świadczą także usługi transportowe, usługi magazynowe czy usługi dystrybucyjne.
Warto zatem rozróżniać rodzaje spedycji, aby wiedzieć, czego można oczekiwać od firmy spedycyjnej i jakie są jej możliwości organizowania przewozu towarów.
Spedycja właściwa i spedycja mieszana – charakter zleceń spedycyjnych
Przede wszystkim możemy wyróżnić dwie istotne formy spedycji: spedycję właściwą, która jest też znana jako spedycja czysta, oraz spedycję mieszaną. Oba modele biznesowe charakteryzują się różnym zakresem działań i oferowanych usług.
Spedycja właściwa koncentruje się wyłącznie na organizacji transportu i związanych z tym czynności przemieszczania towarów. To podejście skupia się głównie na efektywnym zarządzaniu transportem i obejmuje takie działania jak choćby:
- przyjmowanie i obsługa zleceń spedycyjnych
- doradztwo w zakresie transportu, logistyki i procesów spedycyjnych
- zawieranie umów przewozowych i sporządzanie dokumentacji transportowej
- przygotowanie przesyłki do przewozu i jej nadawanie
- ubezpieczanie przesyłek oraz zapewnienie im odprawy celnej
- organizowanie przewozu, załadunku, wyładunku, przeładunku i odbioru przesyłek
- wybór odpowiedniego środka transportu
- koordynowanie i nadzorowanie realizacji przewozu oraz całego procesu spedycyjnego
Spedycja mieszana obejmuje szerszy zakres działania. W jej ramach wykonywane są tak zwane czynności dodatkowe, takie jak transport drogowy, składowanie i magazynowanie ładunków, dystrybucja, konsolidacja i kompletacja przesyłek, awizacja i odbieranie należności za dostarczone towary. Ten rodzaj spedycji ma bardziej kompleksowy charakter.
Spedycja krajowa i spedycja międzynarodowa – usługi spedycyjne i ich lokalizacja
Można też wyróżnić inny podział, bardziej praktyczny z punktu widzenia zleceniodawcy. Chodzi tu o spedycję międzynarodową i spedycję krajową.
Jak łatwo można się domyślić, spedycja krajowa skupia się na organizacji transportu towarów w obrębie granic danego kraju. Tacy spedytorzy specjalizują się w zarządzaniu lokalnymi przewozami. Znają specyfikę przepisów, procedur oraz tras wewnątrz państwa, w którym firma ma siedzibę. Ich działania obejmują koordynację przewozów drogowych, kolejowych lub lotniczych w obrębie danego terytorium.
Z kolei spedycja międzynarodowa koncentruje się na przewozie towarów pomiędzy różnymi krajami. Spedytorzy zajmujący się tą gałęzią mają rozległą wiedzę dotyczącą procedur celnych, międzynarodowych regulacji i przepisów dotyczących transportu. Ich zadaniem jest organizacja bezpiecznego i efektywnego transportu towarów przez granice, przy uwzględnieniu różnic w prawie, procedur i wymogów celnych poszczególnych krajów.
Spedycja lotnicza, drogowa, kolejowa czy drogą morską – usługi spedycji a rodzaj transportu
Jeszcze inny podział opiera się na rodzaju środka transportu wykorzystywanego w działaniach spedycyjnych. Z tego punktu widzenia możemy wyróżnić spedycję morską, spedycją lądową (czyli spedycję kolejową i transport drogowy) oraz spedycję lotniczą. Zakres i charakter wykonywanych działań spedycyjnych różni się w zależności od rodzaju spedycji.
Spedycja lotnicza pozwala na szybkie przemieszczania towarów na duże odległości. Usługi spedycji lotniczej obejmują kompleksowe zarządzanie transportem towarów przez przestrzeń powietrzną, uwzględniając aspekty logistyczne, bezpieczeństwo i regulacje lotnicze.
Spedycja drogowa skupia się na transportowaniu towarów za pomocą pojazdów drogowych. Tego typu usługi koncentrują się na organizacji przewozów drogowych i wykorzystują sieci dróg i autostrad. Ich zaletą jest elastyczność dostaw, atrakcyjne ceny i łatwa dostępność.
Spedycja kolejowa to transport towarów za pomocą systemów kolejowych. Takie usługi obejmują organizację przewozów kolejowych, z uwzględnieniem wymogów technicznych i prawnych związanych z transportem kolejowym i specyfiką infrastruktury kolejowej.
Spedycja morska zajmuje się transportem towarów drogą morską. Obejmuje kompleksowe zarządzanie przewozem towarów statkami i bierze pod uwagę specyfikę żeglugi morskiej i związane z tym procedury. Warto dodać, że oprócz organizacji transportu drogą morską, są też organizowane przewozy na wodach śródlądowych.
Rodzaj transportu wybierany jest zazwyczaj w zależności od rodzaju ładunku, odległości oraz czasu dostawy. Spedytor dostosowuje swoje usługi do specyfiki każdego środka transportu, zapewniając kompleksowe wsparcie logistyczne dla klientów, niezależnie od preferowanej metody transportu ich towarów.
Warto podkreślić, że niektóre zlecenia należy wykonać w ramach transportu kombinowanego. Gdy wykorzystywane są różne metody przewozu ładunków, mówimy o spedycji intermodalnej. Jeśli do transportu jest zaangażowany tylko jeden ze środków transportu, taki typ operacji logistycznych znany jest jako spedycja gałęziowa.
Etapy spedycji w czasie korzystania z usług spedytora
Proces spedycyjny bywa dość złożonym działaniem. Składa się nań wiele czynności, które mają zagwarantować efektywne i bezpieczne przemieszczenie towarów z jednego punktu do drugiego. Możemy tu wyróżnić kilka etapów.
Pierwszy ma charakter wstępny. Polega na starannym zrozumieniu potrzeb klienta oraz analizie i określeniu jego wymagań. Dzięki niemu możliwa jest dalsza organizacja procesu transportowego i dobranie strategii logistycznej. To w tym punkcie ustala się szczegóły przewozu, włączając w to wykorzystywane rodzaje spedycji, terminy i wszelkie warunki współpracy.
Następnie, poprzez doradztwo, spedytorzy planują i szacują koszty, pomagają wybrać przewoźnika, a także starają się uniknąć potencjalnych logistycznych wyzwań i problemów pojawiających się jeszcze przed rozpoczęciem transportu.
Kolejnym etapem są działania kontrolne. Pozwalają sprawdzić, czy list przewozowy oraz inne dokumenty zostały poprawnie wypełnione. Sprawdza się też warunki załadunku i wszelkie inne kwestie, dzięki którym możliwe jest sprawne przewiezienie towarów.
W kolejnym etapie spedytorzy sprawują nadzór nad firmą transportową i tym, co się dzieje z ładunkiem, aby zagwarantować bezpieczny dowóz przesyłki do celu. Dotyczy to nie tylko samego przewozu, ale i takich czynności jak odprawy celne.
Ostatni etap to finalizacja zlecenia. Wiąże się on z rozładunkiem i odbiorem przesyłki, rozliczeniem usługi, przygotowaniem odpowiednich dokumentów, np. protokołów sporządzanych, gdy w trakcie realizacji zlecenia doszło do jakichś szkód.
Organizowanie przewozu ładunków – jak wybrać spedytora?
Istnieje kilka kluczowych kryteriów, które należy brać pod uwagę przy wyborze spedytora. Ważnym elementem jest doświadczenie firmy w branży TSL i związana z nim sprawność działania. Wieloletnie praktyka w obszarze spedycji gwarantuje biegłość w organizacji transportu, znajomość dokumentacji oraz skuteczne planowanie przewozów.
Warto wybierać spedytorów, którzy utrzymują ciągły kontakt z klientami i informują go na bieżąco o statusie przesyłki. Istotny jest też wysoki poziom obsługi klienta, co objawia się nie tylko w profesjonalnym podejściu, ale także w różnorodności oferowanych usług. Cech dobrego spedytora jest jednak więcej.
Dobre firmy spedycyjne – co je cechuje?
Dobry spedytor to taka firma, który zapewnia skuteczne i bezpieczne dostawy, a przy tym jest partnerem biznesowym gotowym do elastycznego dopasowania usług do indywidualnych potrzeb klienta.
Jej wyróżniki to:
- doświadczenie i wiedza branżowa - solidna firma spedycyjna wie, jak radzić sobie z różnorodnymi wyzwaniami spedycyjnymi, a przede wszystkim potrafi sprawnie zorganizować każdy transport
- elastyczne podejście i umiejętność dopasowania do potrzeb klienta - dobra firma spedycyjna nie ma problemu z uwzględnianiem specyficznych wymagań zleceniodawcy i jest w stanie zaadaptować do nich swoje działania
- profesjonalizm w obsłudze klienta - sprawna i otwarta komunikacja, odpowiednia szybkość reakcji na zapytania i pojawiające się problemy, merytoryczne doradztwo i wyczerpujące raportowanie o statusie przesyłki to wyróżniki godnej zaufania firmy spedycyjnej
- uczciwość i transparentność - jasne warunki współpracy oraz uczciwe podejście do klientów to podstawy, na których opiera się dobra firma spedycyjna rekomendacje i dobre opinie klientów - to sygnał, że firma spedycyjna świadczy usługi skutecznie i profesjonalnie
Organizowanie zleceń spedycyjnych – jak wygląda współpraca ze spedytorem?
Klient, który nawiązuje współpracę ze spedytorem, ściśle współpracuje ze specjalistami do spraw transportu. Dzięki temu możliwe jest odpowiednie zaplanowanie, nadzór oraz skuteczna realizacja przewozów. Zleceniodawca przedstawia firmie spedycyjnej swoje potrzeby logistyczne i wszelkie wymagania związane z realizacją zadania. Spedytor analizuje te dane, doradza w wyborze najbardziej efektywnych rozwiązań transportowych i zapewnia kompleksową obsługę związanych z tym formalności.
Korzystanie z usług spedytorów gwarantuje sprawne i efektywne przeprowadzenie procesu logistycznego. Współpraca ze spedytorem zapewnia wybór najbardziej optymalnych rozwiązań logistycznych. Umożliwia zachowanie większej kontroli nad przesyłką. Dzięki sieci partnerów i znajomości rynku, spedytorzy pomagają zminimalizować koszty oraz ryzyka związane z przemieszczaniem mienia. Przyczyniają się tym samym do zwiększenia konkurencyjności firmy na rynku i zachowania płynności i regularności dostaw. Ze spedytorem takim jak Jupiter logistyka jest łatwiejsza!
